초청팀을 소개합니다
진정으로 ‘나의 게스트’를 챙기고 관리하는 팀원들의 모습을 보면서
나도 게스트에 대한 관심과 애착이 생기기 시작했다.
나를 믿고 그 먼 거리를 이동하여 영화제를 찾아준 게스트를
단순히 일회성 만남으로 생각해선 안 된다고 느꼈다.
- 해외 초청 담당자의 후기
부천국제판타스틱영화제 (이하 BIFAN)에 참여하는 손님 (게스트)들이
BIFAN 에 초대받은 순간부터 활동을 마치고 돌아가는 순간까지
안전하고 만족스러운 경험이 되도록 환대하고 도와주는 부서입니다.
초청팀은 BIFAN 을 찾는 초청 게스트들이
’처음 만나게 되는 얼굴’인 동시에,
그들이 섬세한 만족의 경험을 하는데 무척 중요한 역할을 하게 됩니다.
초청팀에서는 어떤 일을 하나요?
- 해외 초청 게스트에게 배지, 항공, 숙박에 필요한 과정을 안내하고
공항 영접과 같은 적절한 의전을 제공합니다.
- 게스트의 배지, 항공, 숙박을 모두 책임지는 업무의 특성상,
팀원 간 업무가 서로 유기적으로 연결되어 있기에
게스트 정보를 실시간으로 공유하고 상호 보완하면서 함께 작업해 나갑니다.
- 아래는 담당하시게 될 업무의 주요(대략적인) 내용입니다.
- 세부적인 업무 분장은 상황에 따라 논의를 거쳐 결정하게 됩니다.
<aside>
💡 해외 초청
- 영화제 행사에 맞춰 해외 게스트 방문일정 확인, 조율
- 항공권 구매, 발권
- 항공권 예약에 필요한 문서, 비자 등 게스트에게 안내
- 필요한 경우 대사관 연락 등
- 게스트 특이사항 확인 (항공, 호텔 관련)
- 주요 정보 사전 안내 (항공권, 교통, 숙박, 주요 일정 등)
- VIP 케어
- 공통 업무
</aside>
<aside>
💡 숙박
- 숙박업소 선정 및 계약
- 게스트 숙박 일정 관리 및 예약 (영화제 전)
- 게스트 숙박 운영・관리 (영화제 기간)
- 호텔 체크인 도움, 사전에 게스트에게 주요 일정 공지
- 게스트를 의전 차량 기사와 수행 자원활동가에게 연결
- 호텔 안내데스크
- 공통 업무
</aside>
<aside>
💡 의전
- 게스트 동선에 따른 의전 운영: 입출국, 의전 차량 배차 등
- 주요 행사 의전 기획 및 진행
- VIP 밀착 관리
- 공통 업무
</aside>
<aside>
💡 배지
- 배지 분류 체계 수립
- 게스트들에게 배지 등록 안내, 배지 발급 (현장)
- 배지 디자인, 제작
- 배지 데스크 운영
- 이벤티벌 운영 및 관리
- 공통 업무
</aside>
<aside>
💡 공통 업무
- 이벤티벌 통한 게스트 정보 공유 및 업데이트
*이벤티벌 (eventival): 영화제 운영 온라인 플랫폼. BIFAN의 경우, 작품 출품, 배지 등록 및 발급, 게스트 대상 대량 메일 발송 등에 활용. 초청팀의 모든 팀원들은 이벤티벌을 활용해서 게스트 정보를 공유하고 업데이트하게 됩니다 (참조: 이벤티벌 홈페이지)
- 호텔 안내 데스크
- 공항 영접 등
</aside>
<aside>
♻️ 용어가 익숙치 않은 분이 계시다면 아래를 참조해 주세요
- 게스트: 영화제에서 초청한 분들. 대부분 감독, 배우, 제작자, 산업 관계자, 타 영화제 집행부와 같은 영화계 인사들로 구성.
- 배지: 영화제 주요 행사에 출입할 수 있는 일종의 아이디(ID)카드. 게스트의 참가 형태에 따라 다른 종류의 배지를 발급.
</aside>
초청팀에서 얻을 수 있는 경험은?
- 빠른 성장의 경험
영화제를 방문하시는 다양한 게스트를 응대하는 과정을 통해
고객의 관점에서 바라보며 일하는 습관을 빠르게 체화하며 성장하실 수 있습니다.
- 협업의 위대함
많은 일들이 있음에도 힘내서 일할 수 있는 건, 함께 하는 동료들의 신뢰와 협력 덕분일 겁니다. 함께 상황을 공유하며 부족한 부분은 상호 보완해 주면서 원 팀으로 일하는 짜릿한 경험을 해볼 수 있습니다.
- 우리는 모두 누군가의 고객이자 손님
영화제가 끝나고 떠나는 게스트를 환송할 때의 기분은 그들을 영접할 때와 많이 달라져 있을 겁니다. 내부, 외부의 모든 고객 한 사람 한 사람을 소중히 생각하는 기획자 그리고 실행자로 성장해 있을 여러분의 모습을 상상해보셔도 좋습니다
이런 분과 함께하고 싶어요
- 내 고객은 내가 챙긴다
’고객을 환대하고 고객 서비스 혹은 고객 경험 개선’을 제공해 본 경력이 있는 분, 혹은 그러한 일을 배우려는 열의가 강한 분이라면 환영합니다!